Sharing Knowledge Manajemen Proyek

Oleh Miya Octovianti -- 5210 100 053

Tugas Pembelajaran Kuliah Tamu (Jumat, 24 Februari 2012)

Pada tanggal 24 Februari 2012, telah diadakan merupakan kuliah tamu untuk yang pertama kali di mata kuliah MPTI (Manajemen Proyek Teknologi Informasi). Sebagai guest lecture adalah dosen Teknis Sipil,  Bapak I Putu Artama Wiguna, Ir, MT, PhD. 

Outline

Garis besar pembahasan pada kuliah tamu kali ini adalah:

• Tujuan PMBoK Guide
• Pengertian proyek
• Manajemen Proyek
• PMBoK Guide structure dan areas expertise
• Project life-cycle

Tujuan PMBoK

Sebelum membahas tujuannya, kita harus tahu terlebih dahulu mengenai PMBoK. PMBoK merupakan singkatan dari Project Management Body of Knowledge. PMBok adalah panduan yang digunakan dalam menjalankan suatu proses manajemen proyek. PMBoK ini menjadi sebagai standard yang banyak diikuti dalam pelaksanaannya.

Maka dapat diketahui bahwa tujuan dari PMBok itu sendiri adalah sebagai acuan dalam manajemen proyek. PMBok banyak digunakan, baik secara vertikal maupun horizontal. Yang dimaksud vertikal adalah struktur organisasinya. Misalkan CEO, project manager dan general project manager dan masih banyak lagi. Sedangkan yang dimaksud horizontal adalah bila dilihat dari keprofesiannya. Seperti para konsultan, dosen, peneliti dan lain-lain.

Pengertian proyek
Dari kuliah tamu ini, saya dapat menyimpulkan bahwa proyek itu ..

suatu kegiatan yang bersifat sementara, terbatas akan waktu serta penggunaan sumber daya tertentu dan tentunya telah mempunyai sasaran jelas.

Karakteristik proyek antara lain:

• Temporary: adanya awal untuk memulai projek dan akhir ketika proyek telah selesai. Sehingga ada duedate dalam setiap proyek.
• Unik produk, service, atau result
• Persyaratan dan sistem akan berbeda untuk setiap proyek

Dalam pokok bahasan ini, saya mendapat pengetahuan antara lain:

1. Sesuatu yang unik itu hanya terjadi sekali
2. Proyek memiliki tujuan khusus, diselesaikan di dalam spesifikasi yang pasti. Misalnya saja proyek pembangunan apartemen yang dekat area kampus dan proyek pembangunan apartemen di daerah perkotaan. Di antara kedua proyek tersebut, spesifikasi bangunan, harga dan lain sebagainya tentunya akan berbeda
3. Proyek memiliki tanggal mulai dan akhir yang pasti. Hal ini telah disebutkan di atas dalam karakteristik proyek. Mengapa hal ini begitu penting dan harus ada? Jawabannya adalah penentuan tanggal mulai dan akhir memiliki hubungan dengan metode yang digunakan, resource dan alat-alat konstruktor, order serta penjadwalan.
4. Suatu proyek itu dibatasi oleh anggaran dan sumberdaya
5. Proyek itu dapat diuraikan dengan jelas dan dapat dilaksanakan
6. Hasil deliverable-nya terukur dan dapat dikuantifikasi
7. Suatu proyek itu direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan

Contoh proyek:

• Pengembangan suatu produk baru/jasa
• Sesuatu yang mengakibatkan perubahan pada struktur
• Pengembangan karir (pendidikan)

Manajemen Proyek 

Proyek Manajemen adalah ..

application of skill, knowledge, tools and the techniques to project activities to meet project requirement

Dari pengertian di atas, proyek manajemen itu meliputi ketrampilan, pengetahuan, tools, dan teknik. Hal tersebut saling mempengaruhi dalam manajemen proyek.

• Skill (ketrampilan) harus ada di dalam manajemen proyek. Karena skill ini mempengaruhi kita dalam bertindak.
• Knowledge (pengetahuan) mempengaruhi atau mendasari pemikiran-pemikiran kita yang nantinya akan berwujud sebagai tindakan.
• Tools dapat berupa peralatan yang digunakan. Misalnya saja, untuk memasang paku yang besar, kita tidak mungkin menggunakan palu yang kecil. Artinya tools disini adalah penggunaan peralatan yang tepat guna mencapai tujuan dari proyek.
• Technique bisa saja sepeti metode. Jadi metode apa saja yang digunakan dalam manajemen proyek tersebut.

Di dalam Manajemen proyek terdapat beberapa proses yang terjadi, yakni ..

Initiating -> Planning -> Executing -> Controlling & Monitoring -> Closing

Initiating merupakan sebuah keinginan dan dapat diartikan sebagai bahan atau dasar munculnya proyek. Intiating dapat berasal dari msyarakat ataupun pemerintah.

Manajemen proyek terdiri dari:

• Identifikasi kebutuhan
• Menetapkan tujuan dengan jelas dan dapat dicapai
• Menyeimbangkan permintaan yang mampu berkompetisi

PMBoK Guide Structure dan Areas Expertise

Dalam kuliah tamu, sempat diceritakan sebuah contoh proyek. Dan saya menyimpulkan bahwa proyek itu dapat membuat stress. Mengapa demikian? Karena adanya tuntutan kerja yang tinggi dan desakan waktu yang terbatas. Bahkan proyek itu juga beresiko terhadap kesehatan yang bersangkutan. Maka ditawarkan solusi agar disediakan tempat untuk menghilangkan stress di tempat kerja

Project Life-Cycle

Cone -> Desain -> Implement -> Termination

Pada proses, kita berusaha untuk meminimalkan resiko, namun hal itu kebalikan dengan jumlah stakeholder yang semakin meningkat (banyak). Seperti yang kita ketahui bahwa proyek dapat muncul darimana dan kapan saja. Bahkan proyek tersebut telah beroperasi.

Tolak ukur dalam sebuah proyek antara lain:

• Kepuasan pelanggan
• Kepuasan pemilik
• Kesesuaian dengan perencanaan
• Kepuasan stakeholder. Misalnya stakeholder menerima gaji tepat waktu atau tidak. Hal ini masuk ke dalam kepuasan stakeholder

source:
catatan pribadi saat mata kuliah di kelas dan saat kuliah tamu
picture:
materi di kelas, koleksi pribadi